PENYIMPANAN
PERSEDIAAN
Penyimpanan (storage) yang dibutuhkan sangat tergantung dari tipe perusahaan, namun penyimpanan harus mendukung kegiatan usaha dan pengendalian biaya. Terlepas dari tipe dan ukuran perusahaan, dari segi pengendalian suatu produk harus disimpan secepat mungkin untuk mencegah kerusakan dan kehilangan. Prosedur penyimpanan yang tepat sangat penting karena produk makanan merupakan bahan yang tidak tahan lama dan cepat rusak. Persediaan merupakan investasi uang yang besar jumlahnya, oleh karena itu manajemen harus banyak memberikan perhatian dalam penyimpanan dan pemakaian produk. Ketika manajemen membangun pergudangan dan merancang prosedur, ada enam faktor penting yang harus dipertimbangkan, yaitu:
Lokasi dan tata letak fasilitas
Kontrol Suhu dan kelembaban
Pengaturan dan penempatan produk
Penanggalan dan pencantuman harga produk
Pencatatan
Keamanan
LOKASI DAN TATA LETAK GUDANG
Lokasi dan tata letak fasilitas gudang harus
memungkinkan setiap barang yang diterima secepat mungkin disimpan. Tata letak
harus memungkinkan bahwa bagian terkait (store,kitchen, receiving, purchasing)
dapat dicapai secara efisien tanpa kemungkinan merusak produk. Ada tiga tipe fasilitas penyimpanan, yaitu: Dry Storage, Cold
Storage dan Freezer Storage.
PENGENDALAN SUHU DAN
KELEMBABAN
Suhu dan kelembaban dapat membantu untuk memaksimalkan ketahanan produk makanan (life time) di gudang. Faktor-faktor yang terlibat dalam mempertahankan kondisi internal yaitu suhu, kemasan pembungkus, rak, dan kebersihan. Controller bahan makanan dan petugas gudang harus memeriksa alat pengukur suhu secara berkala untuk memastikan suhu yang tepat dapat terpelihara. Dry Storage biasanya dipertahankan pada suhu sekitar 50oF untuk 70oF (18oC-38oC). Menyimpan makanan dalam kemasan yang tepat dapat membantu melindungi bahan makanan dari kelembaban maupun dari serangga dan hama. Beberapa bahan makanan yang dibeli dalam kardus, tas kertas, dan karung rentan terhadap serangan serangga dan hama. Bahan makanan tersebut harus dipindahkan ke dalam kemasan yang tertutup rapat, seperti dengan plastik.
Gudang tempat penyimpanan harus dibersihkan secara teratur. Hama tikus dalam populasi yang cukup besar dapat menyebabkan kerusakan dan penyakit. Gudang sebaiknya disediakan secara terpisah untuk penyimpanan jenis makanan yang berbeda.
Cold Storage merupakan gudang yang digunakan
untuk produk yang tidak tahan lama atau produk segar. Telur, mentega, daging, akan lebih
awet jika disimpan pada suhu antara
-1oC sampai -7oC ( 30oF - 45oF).
Freezer Storage dipelihara pada suhu
- 17 oC (0oF) atau lebih rendah. Freezer digunakan
untuk menyimpan daging.
Produk
akan lebih berkualitas jika digunakan secepatnya tanpa perlu disimpan dalam
gudang pendingin terlalu lama.
Temperatur Penyimpanan Produk
|
Item
|
Storage Temperature
|
Humidity
|
|
Apel
|
0 - 2 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Alpukat
|
0 - 2 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Buah Segar - potong
|
0 - 2 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Sayuran
|
0 - 2 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Anggur
|
7 - 10oC
|
Kelembaban relative 85 - 95%
|
|
Melon
|
16 - 18 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Pisang
|
16 - 18 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Kentang
|
16 - 18 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Groceries
|
16 - 18 oC
|
Kelembaban relative 90 - 98%
|
|
Daging / Ikan - fresh
|
0 - 1 oC
|
Kelembaban relative 90 - 95%
|
|
Daging / Ikan - Frozen
|
- 17 oC ke bawah
|
Kelembaban relative 90 - 95%
|
|
Telur
|
7 - 10oC
|
Kelembaban relative 85 - 95%
|
PENEMPATAN DAN PENGATURAN PERSEDIAAN
Ruang di gudang harus dipelihara sedemikian rupa sehingga masing-masing item memiliki lokasi sendiri dan harus ditetapkan pada lokasi tertentu tidak berubah sepanjang waktu. Hal ini dimaksudkan untuk kelancaran operasional, karena petugas menjadi hafal dengan lokasi produk. Pengelolaan persediaan barang di gudang menggunakan prosedur First In First Out (FIFO)
TANGGAL DAN HARGA PERSEDIAAN (Labeling)
Petugas bagian gudang harus membuat tabulasi harga pada semua permintaan persediaan dan menyiapkan gudang jika barang datang. Dalam hal ini petugas perlu menggunakan tag atau label untuk setiap persediaan. Pencatuman tanggal sangat membantu petugas gudang dalam mengatur perputaram persediaan di gudang.
PENCATATAN PERSEDIAAN
Dalam pembelian (store purchase), pencatatan merupakan hal penting untuk pengawasan. Setiap kali persediaan diperlukan dari gudang, permintaan harus disampaikan kepada petugas gudang. Jika ternyata stock kosong ( persediaan habis) , maka petugas gudang harus segera mengusulkan pengisian kembali agar pada posisi/jumlah par. Petugas gudang menggunakan dokumen Store Requisition untuk mengusulkan pengisian persediaan di gudang. Bagian Purchasing berdasar purchase requisition akan membuat Purchase Order untuk memesan barang ke Vendor. Purchase Order dikirimkan ke Vendor sedangkan salinannya untuk: Purchasing, Receiving, Store dan Akuntansi. Saat barang datang, petugas receiving harus mencatat jumlah dan deskripsi barang pada laporan penerimaan barang (receiving report). Petugas kemudian mengirimkan barang ke gudang dan invoice dikirim ke bagian akuntansi.
KEAMANAN
Keamanan barang persediaan merupakan suatu kegiatan yang harus dikelola secara serius bagi semua operasi perhotelan, karena barang tersebut sifatnya mudah dikonsumsi. Untuk keamanan, tidak diperbolehkan hanya seorang karyawan yang menangani gudang secara keseluruhan. Pencatatan atas persediaan barang masuk - keluar harus dilakukan secara baik dan rutin berdasarkan dokumen. Gudang harus dalam keadaan terkunci dan kunci gudang yang digunakan hanya satu. Setiap barang keluar dari gudang harus disertai dengan surat permintaan dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Barang dalam gudang harus selalu ditempatkan di lokasi/ tempat yang sama. Hal ini tidak mempermudah pengambilan barang, tapi dapat mengurangi pencurian dengan mencegah karyawan untuk menyembunyikan barang mahal di belakang item yang lebih murah dan kemudan dihapuskan. Serah terima kunci gudang dilakukan secara terutlis. Dalam operasional hotel, seringkali kunci gudang dititipkan ke Front Office Cashier.
Keamanan barang persediaan merupakan suatu kegiatan yang harus dikelola secara serius bagi semua operasi perhotelan, karena barang tersebut sifatnya mudah dikonsumsi. Untuk keamanan, tidak diperbolehkan hanya seorang karyawan yang menangani gudang secara keseluruhan. Pencatatan atas persediaan barang masuk - keluar harus dilakukan secara baik dan rutin berdasarkan dokumen. Gudang harus dalam keadaan terkunci dan kunci gudang yang digunakan hanya satu. Setiap barang keluar dari gudang harus disertai dengan surat permintaan dan tanda tangan pejabat yang berwenang. Barang dalam gudang harus selalu ditempatkan di lokasi/ tempat yang sama. Hal ini tidak mempermudah pengambilan barang, tapi dapat mengurangi pencurian dengan mencegah karyawan untuk menyembunyikan barang mahal di belakang item yang lebih murah dan kemudan dihapuskan. Serah terima kunci gudang dilakukan secara terutlis. Dalam operasional hotel, seringkali kunci gudang dititipkan ke Front Office Cashier.
PENGAMBILAN BARANG
Fungsi pengambilan barang dari gudang (issuing) sangat penting untuk keberhasilan proses pegendalian biaya. Ada dua hal prosedur utama dalam pengambilan barang yang selalu di awasi:
1. Arus barang dari gudang ke area produksi.
2. Pencatatan yang terkait dengan penentuan biaya produk (cost) terhadap setiap barang yang keluar.
Fomulir permintaan barang (strore requisition) perlu mencantumkan total harga barang dengan mengalikan harga/unit dengan jumlah barang yang keluar. Hal ini akan membantu manajemen dalam menentukan harga pokok penjualan.
Food Storeroom Requisition
|
Food Storeroom Requisition
Date:…………………Date
Needed:…………Dept:………………..Dept. Mgr:………………….
|
|||||
|
Qty. Ordered
|
Ingredient
#
|
Description Item
|
Qty.
Issued
|
Unit Cost
|
Total
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PERSEDIAAN
Par Stock (Nominal
Persediaan)
Sebelum manajemen membelanjakan uang ke dalam persediaan, jumlah nominal persediaan ( Par Stock) harus ditetapkan terlebih dahulu. Par stock adalah jumlah persediaan (barang) yang harus ada dalam persediaan (on hand). Par stock untuk item persediaan tertentu dapat saja berubah sesuai dengan permintaan atau penjualan produk. Suatu barang suatu saat dapat terjual laris, maka par stock harus ditingkatkan. Dalam operasional hotel, dapat pula ditentukan tingkat par stock yang berbeda pada saat tingkat hunian rendah dan tingkat hunian tinggi.
Sehingga, tingkat par stock harus harus
ditinjau dari waktu ke waktu. Hal yang terpenting yaitu manajemen selalu
menjaga jumlah persediaan minimal. Pada saatnya
mungkin akan lebih menguntungkan jika membeli
dalam jumlah besar, tetapi kebutuhan harus dianalisis secara cermat,
dengan mengevaluasi tingkat penjualan.
Jumlah Pemesanan (Order Quantity)
Setelah manajemen mengevaluasi jumlah kebutuhan dan menetapkan par stock, selanjutnya pemesanan produk. Agar tidak terjadi kehabisan persediaan, maka manajemen perlu untuk menentukan titik dimana pemesanan ulang harus dilakukan. Titik atau saat kapan harus dilakukan pemesanan dalam siklus penyimpanan persediaan disebut sebagai titik pemesanan kembali (reorder point). Menentukan reoder point sangat penting dalam mengendalikan jumlah persediaan di gudang.
Sebagai contoh, Par
stock 50 kg ikan dan titik pemesanan kembali ditetapkan pada jumah 10 kg ( atau minimum stock), sedangkan
jumlah pemakaian sampai barang
datang sebesar 5 kg. Perhitungan jumlah
pemesanan ulang agar persediaan kembali pada
jumlah par stock, yaitu :
|
|
40
|
Par Stock
|
|
-
|
10
|
Reorder point
|
|
=
|
30
|
Subtotal
|
|
+
|
5
|
Normal usage until delivery
|
|
=
|
35
|
Reorder Quantity
|
Penilaian Persediaan
Ada beberapa metode yang digunakan untuk menghitung nilai-nilai (harga) produk dalam persediaan, antara lain:
1. Metode Harga Pembelian Aktual
2. Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (FIFO)
3. Metode Harga Rata-rata Tertimbang
4. Metode Harga Beli Terakhir
Masing-masing metode akuntansi yang dapat menghasilkan jumlah yang berbeda dari nilai persediaan pada akhir periode tertentu. Manajemen seringkali memilih penggunaan metode tertentu dengan mempertimbangkan apakah harga produk-produk sangat berfluktuasi atau tidak.
Metode Harga Pembelian
Aktual,
Metode ini menggunakan
harga aktual saat pembelian untuk menghitung nilai persediaan. Metode ini paling akurat untuk menilai persediaan, akan tetapi
juga membutuhkan waktu dan ketelitian
untuk melakukan penghitungan. Dalam metode ini setiap item persediaan harus diberi harga
sendiri sesuai dengan harga pembelian masing .
Sehingga dapat terjadi satu jenis persediaan dengan harga yang
berbeda.
Metode Masuk Pertama Keluar Pertama ( The First In First Out ),
Metode FIFO dapat mencerminkan harga terbaru
dari persediaan. Dalam metode ini harus
pula disertai pengelolaan barang dengan metode FIFO, dimana setiap barang yang
pertama kali masuk juga pertama kali digunakan/dikeluarkan dari gudang. Dengan
demikian, rotasi persediaan dapat lebih terjamin. Sebagai contoh, BCG Resto, yang mempunyai
persediaan awal 10 kg daging ayam, selama periode usaha membeli daging
ayam empat kali, Sedangkan saldo akhir
sebesar 8 kg daging ayam ( lihat . Tabel 8.3).
Tabel.8.3 . Persediaan Daging
Ayam
|
|
Kg
|
Harga per Kg
|
|
Saldo awal
|
10
|
Rp. 20.000,-
|
|
Pembelian I
|
20
|
Rp. 22.000,-
|
|
Pembelian II
|
25
|
Rp. 23.000,-
|
|
Pembelian III
|
30
|
Rp. 25.000,-
|
|
Pembelian IV
|
5
|
Rp. 23.000,-
|
|
Saldo Akhir
|
8
|
?
|
Jika saldo akhir
sebesar 8 kg, dari jumlah tersebut dapat
diperinci 5 kg dari pembelian IV dan 3 kg dari pembelian III. Sehingga
jumlah atau nilai akhir
persediaan daging ayam dihitung
berikut:
|
Kg
|
Harga per Kg
|
Jumlah
|
|
5
|
Rp.23.000,-
|
Rp. 115.000,-
|
|
3
|
Rp.25.000,-
|
Rp. 75.000,-
|
|
Total
|
|
Rp. 190.0000,-
|
Rata-rata Tertimbang Menurut Metode Harga
pembelian,
terdiri dari memikirkan harga rata-rata dan
menggunakan itu sebagai harga dari persediaan akhir.
|
|
Kg
|
Harga per Kg
|
Jumlah
|
|
Saldo awal
|
10
|
Rp. 20.000,-
|
Rp. 200.000,-
|
|
Pembelian I
|
20
|
Rp. 22.000,-
|
Rp. 440.000,-
|
|
Pembelian II
|
25
|
Rp. 23.000,-
|
Rp. 575.000,-
|
|
Pembelian III
|
30
|
Rp. 25.000,-
|
Rp. 750.000,-
|
|
Pembelian IV
|
5
|
Rp. 23.000,-
|
Rp. 115.000,-
|
|
Total
|
90
|
|
Rp.
2.080.000,-
|
Total persediaan
tersedia sebesar 90 kg dengan total
nilai sebesar Rp. 2.080.000,-, sehingga harga rata - rata per kg yaitu Rp.
23.111,-. Jika persediaan akhir sebesar
8 Kg, maka nilai persediaan akhir sebesar
8 kg x Rp.23.111 = Rp. 184.889,-
Metode Harga Pembelian
Terbaru ,
Metode harga yang
paling terbaru, merupakan metode paling sederhana karena harga terakhir pembelian digunakan
untuk nilai jumlah persediaan terakhir. Metode ini
mengikuti asumsi bahwa jumlah yang tepat
yaitu dari persediaan yang dibeli dan bahwa perputaran persediaan sedang dilakukan
sehingga produk dalam penyimpanan semua harus berasal dari pembelian terakhir
atau tidak ada sisa dari pembelian sebelumnya. Persediaa akhir dari 8 kg daging ayam dan harga terbaru Rp. 23.000,-, maka nilai persediaan akhir
adalah 8 kg x Rp.23.000,- = Rp. 184.000,-
